契約書の遠山行政書士事務所

岐阜県中津川市蛭川2244-2

マイナンバーに対応した就業規則・情報管理規程・秘密保持誓約書

マイナンバー法により、労務管理の現場ではマイナンバーに関連した個人情報(特定個人情報)の取扱いに慎重さが求められます。
マイナンバーには厳格な収集・保管の制限があり、この事務に関わる従業員の教育や管理も問題になってきます。(特定個人情報の不正利用等は懲役や罰金の罰則対象となり、会社も責任追及されます。)

従業員からマイナンバーを取得する場合には、就業規則に利用目的を記載するなどの方法で明示をすることも必要となります。

また、情報化・国際化の進展によって秘密漏洩は瞬時に拡散してしまうリスクをともなうことから、会社の営業秘密についても会社内で厳重管理をする必要性が高まっています。

 

このような個人情報、特定個人情報、営業秘密の漏洩や不正利用を防止するためには、就業規則に機密情報管理の規定を設け、社内ルールとしての情報管理規程を整備し、従業員とは秘密保持誓約書(守秘義務の契約書)を交わすという対策をとる必要があります。

当事務所では、機密情報保護のための就業規則・情報管理規程、秘密保持誓約書の3点の雛形をセットにして販売しております。

<ひな形3点セットのファイル構成>
(1)(機密情報保護に対応した)就業規則(WORDファイル)
※全27条・A4用紙7枚分
※ひな形のマイナンバー秘密保持に関する条項だけ抜き出してご活用して頂く事も可能です

(2)情報管理規程(WORDファイル)
※全18条・A4用紙4枚分

(3)秘密保持誓約書(WORDファイル)
※全3条・A4用紙1枚分

 

<解説書(PDF)の目次>
・「就業規則」雛形の逐条解説・・・2
・「機密情報管理規程」雛形の逐条解説・・・7
・(1)「機密情報秘密保持誓約書(入社時)」雛形の逐条解説・・・10
・(2)「機密情報秘密保持誓約書(プロジェクト参加時)」雛形の逐条解説・・・11
・(3)「機密情報秘密保持誓約書(退職時)」雛形の逐条解説・・・12

 

これら雛形ファイルの3点セットと解説書を付属して15,000円(税込)にて販売しております。

 

 

 

なお、マイナンバーの管理には就業規則等の整備の他にも次のような対応も必要となります。

 

<組織的・人的安全管理措置>
・担当者の明確化
・適切な従業員教育

 

<物理的・技術的安全管理措置>
・破棄文書はシュレッダー処理
・マイナンバー書類はカギ付書庫に保管
・情報管理担当者を選任し担当者以外にはアクセスできない仕組みづくり
  (情報管理規程の作成や情報管理委員会の設置)
・マイナンバーを扱うPCにはパスワード設定とウィルス対策

 

これらを総合的に実施してマイナンバー制度の実施に備えてください。

 

本雛形セットの概要を以下に掲載します。

 

就業規則雛形の概要

※ひな形の「勤務規律」「遵守事項」「採用手続及び提出書類」「懲戒」「損害賠償」など、マイナンバーに関連する条項だけを抜き出し、現在お使いの就業規則に追加するという形式のご利用でも大丈夫です。

勤務規律
職場の秩序保持と業務の正常な運営のために、従業員の勤務規律を具体的に例示して定めます。
業務を通じて知り得た営業機密情報、個人情報、マイナンバー関連情報(特定個人情報)などの機密事項を厳密に管理する義務についても定めます。

 

遵守事項
従業員の遵守事項を具体的に例示して定めます。
機密情報の秘密保持、競業的行為の禁止、インサイダー取引の禁止、SNS等のネットを利用する場合の情報取扱いの注意義務などを列挙しています。

 

採用手続及び提出書類
マイナンバー法の規定により、労務手続上で従業員にマイナンバーの提示を求めることが必要になりますが、その際には法律で認められた利用目的を特定し、通知又は公表することが必要です。
そこで就業規則に源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的でマイナンバーを利用する趣旨を記載して対応を図ります。

 

労働時間及び休憩時間
所定労働時間は、1週40時間、1日8時間と定め、始業時間・終業時間・休憩時間についても記載します。
法定労働時間を超えて労働させるためには、あらかじめ時間外労働についての労使協定(36協定)を結び、所轄の労働基準監督署に届け出ることが必要です。

 

休日
休日の指定について記載します。
業務上のやむをえない事情がある場合には、会社には休日の時季変更ができることも明示します。

 

時間外及び休日労働
会社が時間外労働や休日労働を命じることができることを明示します。
法定労働時間を越える場合には、前述の36協定の手続が必要です。

 

年次有給休暇
所定労働日の8割以上の出勤をした従業員に対し年次有給休暇の制度を設けます

 

基本給
基本給は、年齢、経験、職務内容等に応じて個別に定めることを明示します。
パートタイマーについては時間給制とすることも明示します。

 

割増賃金
労働基準法第37条の時間外、休日及び深夜の割増賃金について定めます。
割増賃金には、時間外割増賃金のほかに休日労働割増賃金と深夜労働割増賃金の合計3種類があります。

 

賃金の計算期間及び支払日
賃金の締日と支給日を明示します。

 

賃金の支払いと控除
賃金は直接支払いの原則に従って従業員に直接支給するが、各種税や社会保険料等を賃金から控除して支払うことを明示します。

 

定年及び退職
高年齢者雇用安定法第8条で、「事業主がその雇用する労働者の定年の定めをする場合には、当該定年は60歳を下回ることができない」とされています。そのため定年の下限は60歳となります。

 

懲戒
本就業規則に違反した場合の従業員に対する罰則を定めます。
けん責(始末書)から懲戒解雇まで6段階の懲戒処分の内容を例示します。

 

解雇
従業員に問題があった場合に解雇をする事由を具体的に記載しています。
労働契約法第16条では、解雇が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合は、労働者をやめさせることはできないとされています。
そこで解雇事由となる行為を就業規則に具体的に明示しておく必要があります。

 

解雇予告
解雇を行う際には、解雇に合理的理由がある場合でも、少なくとも30日前に解雇の予告をする必要があります。
予告を行わない場合には、30日分以上の平均賃金(解雇予告手当)を支払わなければなりません。予告の日数が30日に満たない場合には、その不足日数分の平均賃金を、解雇予告手当として、支払う必要があります。例えば、解雇日の10日前に予告した場合は、20日×平均賃金を支払う必要があります。(労働基準法第20条)。

 

競業避止義務契約
従業員が会社の業務と競業するビジネスを行うことを禁止します。

 

損害賠償
従業員が(勤務規律)と(遵守事項)の規定に違反して会社に重大な損害を与えた場合には、違反をした従業員が損害賠償責任を負うことを確認します。

 

※詳細な労務条件等の確認や相談については行政書士の職域外となるため、労働基準監督署や社会保険労務士にご相談下さい。

 

 

機密情報管理規程雛形の概要

※厳重な情報管理を図る場合には、営業秘密の管理に刑事上の責任も加えて厳格に対処することが求められます。つまり、不正競争防止法上の営業秘密としての対象となる程度まで厳密な管理をする必要があります。
不正競争防止法上の営業秘密の定義では、(1)秘密として管理されていること、(2)有用な情報であること、(3)公然と知られていないことの三要件を満たすものとされています。
その三要件を満たしたうえで、営業秘密について、「物理的管理」、「技術的管理」、「人的管理」が継続的に実施されていることも求められます。
本雛形では、これら3つの管理を満たすことを想定した内容としております。

 

目的
営業秘密および個人情報(個人情報保護法)および特定個人情報(マイナンバー法)の管理についてルールを定め、情報漏えいを予防することがこの規程の目的であることを示します。

 

適用範囲
規程の適用範囲は社員に限定することを示します。
規程の内容を有効にするためには、規程の文書を全社員に配布するか社内の電子掲示板に掲載するなど、全社員に周知する必要があります。

 

機密情報の等級
機密情報について「極秘」「秘」「社外秘」の3ランクに分けて管理し、それぞれのランクで閲覧可能者を限定します。

 

管理責任者
会社の機密情報の管理を統括するため機密情報管理統括責任者を置き、各部門長がそれぞれの部門の機密情報管理責任者として機密情報の管理をするものとします。

 

指定
機密情報管理責任者が会社保有情報の中から機密情報とその機密情報等級を指定し、機密保持期間やアクセス権者の範囲も指定します。

 

機密情報の取扱い
従業員には機密情報管理委員会の定める管理基準に従う義務を課します。

 

秘密保持義務
従業員には機密情報をアクセス権者以外に開示したり業務以外の目的で使用することを禁止します。

 

誓約書
機密情報管理責任者には、従業員に機密情報保持の誓約書を提出させるように定めます。

 

退職者
従業員は退職後も機密情報に関して秘密保持義務を負うものとします。また、退職時には機密情報に関する文書や電子データ等を持ち出しすることを禁止します。
機密情報管理責任者は、従業員の退職時に秘密保持の誓約書を提出させるよう定めます。

 

教育
機密情報管理責任者には、機密情報の秘密保持に関する従業員教育を実施する努力義務を課します。

 

監査
機密情報管理責任者は、自部門の機密情報の管理状況を監査し、その結果を機密情報統括責任者に報告するよう定めます。

 

機密情報の開示を伴う契約等
業務上で外注先や取引先に機密情報の開示・提供をする場合には、その相手方と機密保持契約を締結する必要があることを定めます。

 

罰則
従業員が本規程について重大な違反をした場合には、就業規則で定める懲戒によって罰則を適用するものとします。

 

機密情報の秘密保持誓約書雛形の概要


本雛形は、1.入社時、2.プロジェクト参加時、3.退職時の3つのパターンがあり、その中の「(入社時の)誓約書」雛形の概要を記載します。

 

在職時の秘密保持
従業員に就業規則と機密情報管理規程の秘密保持ルールを遵守することの誓約を確認します。
機密情報について、(1)技術資料や製品情報、(2)個人情報、(3)特定個人情報(マイナンバー情報)の3つを指定しています。

 

退社後の秘密保持
退職後についても、機密情報の秘密保持を遵守することの誓約を確認します。

 

損害賠償
従業員が機密情報の漏洩や不正使用をして会社に損害を与えた場合には、違反者は損害賠償責任を負うことを確認します。

 

本雛形セットの概要は以上のとおりです。

 

 

 

契約書雛形の価格は料金のページをご参照下さい

 

 

 

当行政書士事務所の契約書雛形の3つの安心

 

その1 逐条解説書が付いているので安心
契約書雛型には、条項ごとの解説文書を付属しているので、解説を参照しながら雛形の修正を行うことができます。

その2 14日間の無償相談期間が安心
契約書雛形と解説書を確認しても判断がつかない問題があった場合には、メールか電話での無償相談に応じます。
(但し、無償相談は契約書雛形の納品日から14日間限定です。)

その3 Webサービスに精通した行政書士だから安心
当サイト運営者の遠山桂はIT関連事業の経験が長く、サイト制作と運営も自前です。
各種Webサービスの契約書作成の経験も豊富で、Web制作技術と契約知識とWebマーケティング経験を活かして契約書を作成しています。




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